Thay thế Excel để quản lý thông tin và quy trình trong đại dịch Covid.
Tất cả chúng ta đều mong muốn có một sự kết thúc nhanh chóng đại dịch Covid, và cảm thông cho những người đã phải gánh chịu hậu quả của nó.
Tuy nhiên, bây giờ chúng ta đã bị buộc vào tình huống này, chúng ta cũng có thể tận dụng cơ hội để khắc phục các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động tổ chức của mình.
Để chia sẻ kinh nghiệm của chúng tôi, với tư cách là nhà cung cấp các ứng dụng cơ sở dữ liệu, chúng tôi nhận thấy có nhiều tổ chức đã tìm đến chúng tôi để thay thế Microsoft Excel! Mặc dù mọi thứ diễn ra tốt đẹp nhưng chỉ cần ném mọi thứ vào Excel và chia sẻ nó qua email đã có tác dụng với họ. Nhưng hệ thống rơi vào tình trạng hỗn loạn do áp lực gia tăng bởi COVID-19 gây ra. Thông tin phải được chia sẻ với những người đang làm việc tại nhà, mọi thứ phải được phối hợp chặt chẽ. Điều này dẫn đến hàng nghìn bảng tính trôi nổi xung quanh và đầy rẫy sự nhầm lẫn.
Excel là một trong những công cụ tuyệt vời nhất mọi thời đại. Tuy nhiên, sự đơn giản của nó cũng khiến bạn rơi vào tầm ngắm của việc sử dụng nó cho mọi thứ, gây hại nhiều hơn lợi.
Dưới đây là 5 nhược điểm của việc sử dụng Microsoft Excel trong tổ chức của bạn:
1. Excel - không phải là phần mềm nhóm
Tạo một bảng tính là điều dễ dàng nhất trên thế giới. Tất cả chúng ta đều làm điều đó. Một báo cáo bán hàng? Một tập hợp các nhiệm vụ cho một dự án? Sếp của bạn yêu cầu một số thông tin? Nhập, nhập, nhập và thông tin được sắp xếp nhanh chóng trong tệp Excel. Chúng tôi chia sẻ nó với các thành viên trong nhóm của mình, những người thực hiện các thay đổi và bổ sung, chia sẻ lại, v.v.
Nhưng thời gian trôi qua, nhiều bảng tính hơn được tạo ra, và kết quả là một mớ hỗn độn hỗn loạn của hàng chục bảng tính trôi nổi xung quanh.
2. Excel thiếu cấu trúc
Điểm mạnh của Excel cũng là điểm yếu lớn nhất của nó với tư cách là một công cụ để quản lý thông tin. Nó hoàn toàn thiếu cấu trúc - bạn có thể thêm một số liên lạc, một hình ảnh, một nhiệm vụ hoặc một bài luận, tất cả trong cùng một trang tính Excel!
Mặc dù điều này đôi khi có thể hữu ích, nhưng bạn cần áp đặt một số cấu trúc cho mục đích quản lý thông tin. Ví dụ: khi bạn muốn nắm bắt số điện thoại hoặc email của một liên hệ, bạn muốn đảm bảo chỉ nhập số điện thoại và email chứ không phải địa chỉ.
Bạn cần các công cụ quản lý thông tin thích hợp để áp đặt cấu trúc này.
Bạn cũng cần chia nhỏ thông tin của mình thành các phần có thể quản lý được thay vì ném mọi thứ vào cùng một bảng tính. Cách thích hợp để làm điều này là thông qua các bảng dữ liệu quan hệ - ví dụ: lưu trữ danh sách khách hàng ở một nơi và danh sách đơn đặt hàng ở một nơi khác và chỉ cần liên kết thông tin. Điều này không thể thực hiện được trong Excel.
3. Excel kết nối dữ liệu bên ngoài
Cách duy nhất để thêm thông tin vào tệp Excel là - nhập nó vào. Giả sử, nếu bạn muốn dữ liệu từ khách hàng, cách duy nhất để làm điều này là gửi cho khách hàng tệp Excel để điền vào hoặc bạn yêu cầu họ thông tin và bạn tự điền vào. Rắc rối.
Biểu mẫu web là một cách tuyệt vời để thu thập dữ liệu từ khách hàng, đối tác, v.v. - thế giới bên ngoài. Bạn chỉ cần thêm nó vào trang web của mình và mọi người điền vào nó trong thời gian của riêng họ. Thật không may, Excel không bao gồm khả năng Biểu mẫu Web.
4. Excel không trực tuyến
Mặc dù Microsoft đã bắt đầu cung cấp các phiên bản Excel trên web, hầu hết các công ty vẫn tiếp tục sử dụng phiên bản dành cho máy tính để bàn. Tất cả những nhược điểm của hệ thống dựa trên máy tính để bàn sau:
• Bạn không thể truy cập nó từ xa
• Bạn sẽ có nhiều phiên bản trôi nổi
• Bạn có thể cho phép các thành viên trong nhóm của mình truy cập dễ dàng
5. Excel không phải là cách an toàn để quản lý dữ liệu
Mỗi tệp Excel về cơ bản là một thứ riêng của nó. Nếu bạn đang chia sẻ tệp Excel với dữ liệu nhạy cảm trong một nhóm, về cơ bản mọi người đều nhận được bản sao của riêng mình và trở thành một nút tiềm ẩn cho việc rò rỉ thông tin.
Trong hệ thống dựa trên đám mây, bạn cung cấp quyền truy cập tập trung và áp đặt quyền kiểm soát tập trung - một nơi để đăng nhập và truy cập thông tin. Bạn cũng có thể theo dõi ai đã truy cập vào hệ thống và khi nào. Nếu một trong những diễn viên bị nghi ngờ, bạn có thể loại bỏ họ ngay lập tức.
Với một tệp Excel, thời điểm bạn gửi nó đi, nó hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Phần kết luận
Chúng tôi đã nghe những chủ đề này nhiều lần từ các công ty đến với chúng tôi từ Excel. Nếu bạn tiếp tục gặp phải những vấn đề này, dù bạn yêu thích Excel và tự hào về bảng tổng hợp và kỹ năng viết macro của mình, thì đã đến lúc chuyển sang một công cụ quản lý thông tin phù hợp hơn.