Danh sách nhiệm vụ dự án là gì?

Danh sách nhiệm vụ dự án đúng như tên gọi của nó - danh sách tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành để hoàn thành một dự án. Nó được tạo ra khi bắt đầu dự án, trong giai đoạn lập kế hoạch.

Danh sách này thường bao gồm thông tin phù hợp nhất về nhiệm vụ, chẳng hạn như:
- Người được giao,
- Thời hạn,
- Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, v.v.
Tại sao danh sách nhiệm vụ dự án lại quan trọng?
Khi quản lý một dự án, việc lập danh sách nhiệm vụ dự án là bước bạn không bao giờ nên bỏ qua. Một danh sách nhiệm vụ chất lượng cao sẽ đóng vai trò là nền tảng để quản lý dự án của bạn hơn nữa.
Danh sách nhiệm vụ rất quan trọng khi quản lý một dự án vì nó có tác động tích cực đến:

- Năng suất,

- Động lực,

- Ưu tiên các nhiệm vụ,

- Sự ủy quyền và

- Theo dõi tiến độ.

Lợi ích số #1: Năng suất
Khi các thành viên trong nhóm xác định rõ ràng nhiệm vụ và thời hạn, họ có thể tổ chức công việc tốt hơn và đạt năng suất cao hơn. Không lãng phí thời gian vào việc quyết định ai sẽ làm gì và khi nào đã qua giai đoạn lập kế hoạch. Mọi người đều biết những gì được mong đợi ở họ và họ có thể tập trung vào công việc của mình.

Lợi ích #2: Động lực
Các dự án đôi khi có thể kéo dài và mệt mỏi. Ngay cả khi nhóm có động lực và hào hứng với dự án ngay từ đầu, động lực đó có thể giảm đi khi công việc tiến triển.
Khả năng kiểm tra những việc họ đã làm từ danh sách và xem tiến độ của họ được hiển thị rõ ràng giúp nhân viên luôn có động lực. Nó khiến họ cảm thấy rằng công việc của họ được công nhận và chú ý.

Lợi ích #3: Ưu tiên các nhiệm vụ
Khi danh sách nhiệm vụ được hình thành, việc xác định mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ so với tất cả các nhiệm vụ khác sẽ dễ dàng hơn.
Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ một cách chính xác là rất quan trọng vì nó đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm nhận thức được nhiệm vụ nào có mức độ ưu tiên cao nhất và có thể chỉ đạo phần lớn nỗ lực của họ khi thực hiện chúng.

Lợi ích #4: Ủy quyền
Một danh sách nhiệm vụ dự án rõ ràng giúp việc phân công công việc trở nên đơn giản và công bằng.
Mỗi nhiệm vụ được giao cho một hoặc một số thành viên trong nhóm và có thể thấy ngay nếu một thành viên trong nhóm có quá nhiều nhiệm vụ, trong khi một thành viên khác hầu như không có việc gì phải làm. Hệ thống này giúp mọi người không bị làm việc quá sức và chịu quá nhiều căng thẳng.

Lợi ích #5: Theo dõi tiến độ
Người quản lý và các bên liên quan có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án bằng cách tham khảo danh sách nhiệm vụ của dự án và kiểm tra xem nhiệm vụ nào đã hoàn thành, đang thực hiện hoặc vẫn chưa được bắt đầu.
Bằng cách theo dõi danh sách nhiệm vụ, bạn có thể kiểm tra xem dự án có đi đúng hướng hay không và phản ứng nếu có sự chậm trễ và vấn đề.

Làm thế nào để tạo một danh sách nhiệm vụ dự án?
Việc tạo danh sách nhiệm vụ dự án có vẻ phức tạp, nhưng nếu bạn chỉ cần làm theo các bước bên dưới, bạn sẽ có thể tạo ra một danh sách nhiệm vụ phong phú giúp bạn quản lý dự án của mình.
Dưới đây là 4 bước giúp bạn tạo danh sách nhiệm vụ dự án:

- Xác định phạm vi dự án,

- Nêu rõ nhiệm vụ,

- Ước tính thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ và

- Ủy quyền nhiệm vụ.

Để tạo danh sách nhiệm vụ dự án đơn giản hơn, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án - phần mềm này chúng tôi sẽ trình bày chi tiết ở phần sau của văn bản, sau khi trình bày những kiến thức cơ bản về lập danh sách nhiệm vụ dự án.

Bước #1: Xác định phạm vi dự án
Điều đầu tiên cần làm trước khi lập danh sách nhiệm vụ là xác định phạm vi dự án. Để làm điều đó, hãy trả lời những câu hỏi sau:

- Mục tiêu của dự án là gì?
- Bạn dự định thực hiện dự án như thế nào?
- Bạn cần làm gì để hiện thực hóa dự án của mình?
- Bạn cần những nguồn lực nào để hiện thực hóa dự án?

Ở giai đoạn này, bạn:

- Quyết định những gì dự án sẽ bao gồm,
- Đặt ngân sách và
- Xác định sản phẩm bàn giao của dự án.

Tốt nhất nên bao gồm tất cả các bên liên quan trong phần này để đảm bảo rằng tất cả mọi người thống nhất mục tiêu và phạm vi dự án sẽ được thay đổi ít nhất có thể.

Bước # 2: Chỉ định nhiệm vụ
Bây giờ phạm vi đã được xác định, đã đến lúc chia dự án thành các nhiệm vụ.
Đầu tiên, chia dự án thành các phần lớn, tổng quát hơn. Ví dụ: nếu bạn đang phát triển một chiến dịch tiếp thị, bạn có thể chia dự án này thành:

- Sáng tạo nội dung,
- Thiết kế trực quan,
- Quảng cáo trên mạng xã hội, v.v.

Sau khi hoàn thành việc này, hãy chỉ định tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành từng phần của dự án. Trong ví dụ trên, việc tạo nội dung có thể được chia thành các văn bản cụ thể cần viết và thiết kế thành các hình ảnh cụ thể cần tạo.
Sau đó, hãy suy nghĩ về sự phụ thuộc của nhiệm vụ - nhiệm vụ nào cần được hoàn thành để nhiệm vụ khác có thể bắt đầu? Ví dụ: phải có ý tưởng rõ ràng về văn bản nào sẽ được viết trước khi tạo hình ảnh cho chúng. Sắp xếp danh sách cho phù hợp.
Thách thức là làm sao có được quy mô nhiệm vụ vừa phải. Nếu các nhiệm vụ quá phức tạp và cần nhiều thời gian để hoàn thành, điều đó đi ngược lại mục đích của danh sách - chia dự án thành các phần có thể quản lý được.

Bước #3: Ước tính thời gian cần thiết cho mỗi công việc
Điều cần thiết là ước tính mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu để hoàn thành để bạn có thể xác định khung thời gian của toàn bộ dự án.
Bạn nên cố gắng đưa ra thông tin chính xác nhất có thể vì ngay cả những khác biệt nhỏ trong danh sách cũng sẽ cộng dồn và khiến bạn phải liên tục thay đổi tiến trình dự án của mình.
Tuy nhiên, đây không phải là một công việc đơn giản. Một cách để ước tính thời gian dễ dàng hơn là sử dụng công cụ quản lý dự án có tùy chọn theo dõi thời gian.
Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng ước tính mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu dựa trên lượng thời gian mà nhóm của bạn thường dành cho các nhiệm vụ tương tự trong quá khứ. Khi thời gian đã được phân bổ và các yếu tố phụ thuộc được xác định, mỗi nhiệm vụ có thể có thời hạn.

Bước #4: Giao nhiệm vụ (Ủy quyền thực hiện)
Cuối cùng, mọi nhiệm vụ nên được giao cho một thành viên trong nhóm. Hãy xem xét kinh nghiệm và chuyên môn của các thành viên trong nhóm của bạn và phân công công việc phù hợp. Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp nâng cao trách nhiệm giải trình của từng thành viên trong nhóm vì nhiệm vụ của họ được nêu rõ ràng và đặt ra kỳ vọng.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án cho danh sách nhiệm vụ
Mặc dù mẫu tài liệu sẵn có không phải là một lựa chọn tồi để tạo danh sách nhiệm vụ, nhưng việc sử dụng phần mềm danh sách việc cần làm sẽ thực tế hơn nhiều.
Hầu hết các công cụ quản lý đều có sẵn các mẫu tài liệu sẵn có để bạn lựa chọn và tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng mẫu PO hoặc tạo bảng dự án từ đầu để tạo danh sách nhiệm vụ dự án của mình. Bạn có thể thêm các trường như:

- Hạn hoàn thành,
- Người được giao nhiệm vụ,
- Trạng thái,
- Sự ưu tiên,
- Tiến độ hoặc bất kỳ điều gì khác mà bạn cần để xác định thêm nhiệm vụ của mình.

Bằng cách này, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan rõ ràng về nhiệm vụ của mình và có thể theo dõi tiến độ của dự án. Hơn nữa, thật dễ dàng để thực hiện các thay đổi và bạn sẽ nhận được thông báo bất cứ khi nào ai đó thay đổi trạng thái của nhiệm vụ (ví dụ: từ “cần làm” thành “đang tiến hành”).
Ngoài ra, bạn có thể nhóm các nhiệm vụ theo cách bạn muốn (ví dụ: theo người được giao hoặc trạng thái).
 
Kết luận: Một danh sách nhiệm vụ rõ ràng sẽ dẫn đến việc hoàn thành dự án thành công
Khi bắt đầu một dự án, việc soạn danh sách nhiệm vụ là một giai đoạn quan trọng giúp bạn quản lý dự án của mình một cách suôn sẻ.
Lợi ích của nó bao gồm:

- Tăng năng suất,
- Động lực cao hơn,
- Ưu tiên các nhiệm vụ dễ dàng hơn,
- Sự ủy quyền tốt hơn và
- Theo dõi tiến độ tốt hơn.

Trong bài viết này, chúng tôi đã liệt kê và giải thích 4 bước bạn cần thực hiện để tạo danh sách nhiệm vụ dự án hiệu quả:

- Xác định phạm vi dự án,
- Nêu rõ nhiệm vụ,
- Phân bổ thời gian và
- Ủy quyền nhiệm vụ.

Nếu bạn làm theo các bước này, chúng tôi tin tưởng rằng bạn sẽ có thể lập một danh sách nhiệm vụ dự án xuất sắc.

---