Hướng dẫn cơ bản để quản lý nhân viên từ xa

Trước đại dịch, làm việc từ xa thường được coi là một đặc quyền, được cung cấp bởi một số nhà tuyển dụng hạn chế trong những trường hợp hạn chế. Giờ đây, nó đã trở thành tiêu chuẩn và có vẻ sẽ tiếp tục, với một nghiên cứu gần đây cho thấy 83% người sử dụng lao động có ý định tiếp tục cung cấp dịch vụ làm việc từ xa ở quy mô lớn hơn sau đại dịch.

Tuy nhiên, việc quản lý nhân viên từ xa đòi hỏi một cách tiếp cận khác với các chiến lược truyền thống tại văn phòng. Trong bài viết này, chúng ta xem xét những thách thức và cơ hội mà mô hình làm việc từ xa mang lại cũng như cách quản lý nhân viên từ xa và nhân viên bên ngoài.

Làm việc từ xa đặt ra những thách thức

Những thách thức của việc quản lý nhân viên từ xa bao gồm:

# Thiếu sự tương tác trực tiếp: Cách nhân viên tương tác với đồng nghiệp và người quản lý của họ chắc chắn sẽ thay đổi khi làm việc từ xa. Nếu không có sự tương tác hàng ngày, nhân viên ở xa có thể cảm thấy bị cô lập, ảnh hưởng đến sự gắn kết và động lực của họ. Từ góc độ quản lý, việc thiếu tương tác trực tiếp có thể giống như một rào cản trong việc giám sát năng suất.

 # Gây sự mệt mỏi:  Mặc dù cuộc gọi điện video có thể giải quyết vấn đề thiếu tương tác trực tiếp, nhưng việc dành hàng giờ cho các cuộc họp nhóm ảo cũng có thể gây bất lợi. Thuật ngữ “Zoom fatigue” nghĩa là “Sự mệt mỏi khi thu phóng” đã được đặt ra vài tháng sau đại dịch để mô tả những tác động tiêu cực của việc sử dụng video liên tục. Trong một cuộc khảo sát, hơn 49% số người được hỏi cho biết họ kiệt sức do sử dụng webcam. Chính sách “bật camera” chung cũng có thể khiến nhân viên cảm thấy như họ đang bị theo dõi, tạo ra cảm giác không tin tưởng.

# Sự suy yếu của mối liên lạc: Nhân viên thường đánh giá cao những cuộc trò chuyện tự phát, tương tác xã hội và mối quan hệ nghề nghiệp với đồng nghiệp của họ. Nhưng có nguy cơ là những mối liên kết này có thể yếu đi khi làm việc từ xa, tăng cao do sự cô lập xã hội mà việc chuyển sang làm việc từ xa có thể tạo ra. Những yếu tố này có thể làm suy yếu ý thức của nhân viên về việc thuộc về nhóm và tổ chức của họ.

# Các vấn đề về giao tiếp: Môi trường làm việc từ xa sẽ có ít không gian hơn cho việc giao tiếp nhanh chóng, ngẫu hứng diễn ra trong văn phòng khi nhân viên muốn tìm kiếm sự làm rõ từ đồng nghiệp hoặc người giám sát. Ngay cả với công nghệ, vẫn có khả năng các tin nhắn hoặc email tức thời sẽ bị bỏ qua. Quá trình thu thập thông tin có thể mất nhiều thời gian hơn, điều này có thể gây khó chịu cho nhân viên và ảnh hưởng đến năng suất. Đặc biệt khi bạn có các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau, việc quản lý thành công các thành viên trong nhóm từ xa có thể trở thành một thách thức.

# Sự xao lãng: Sự mất tập trung khi làm việc tại nhà thường là một trong những mối quan tâm chính của ban quản lý khi làm việc từ xa. Công việc nhà, giao hàng và chăm sóc trẻ em có thể làm gián đoạn ngày làm việc của nhân viên, ảnh hưởng đến sự gắn kết của họ.

Nhưng nó cũng mang lại cơ hội

Mặt khác, làm việc từ xa cũng mang lại cho các tổ chức một số cơ hội như:

# Giảm chi phí tiềm năng: Làm việc từ xa giúp giảm chi phí liên quan đến việc duy trì văn phòng vật lý như điện, vật tư văn phòng phẩm, chi phí dọn dẹp và đi lại. Kết quả là, các tổ chức có thể chuyển đến những không gian nhỏ hơn hoặc hoàn toàn không có văn phòng. Làm việc từ xa cũng làm giảm lượng khí thải carbon của tổ chức bằng cách cắt giảm lượng khí thải carbon dioxide từ việc đi lại, sử dụng năng lượng và xử lý chất thải rắn.

# Tăng năng suất: Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng những người làm việc từ xa làm việc kém năng suất hơn những người làm việc tại chỗ. Những người làm việc từ xa thường hạnh phúc hơn do họ có được sự tự do, linh hoạt và tự chủ hơn.

# Tăng sự hài lòng trong công việc và sự gắn kết của nhân viên: Làm việc từ xa có liên quan đến sự hài lòng trong công việc cao hơn. Những nhân viên hài lòng có nhiều khả năng ở lại tổ chức của họ lâu hơn, giảm tỷ lệ nghỉ việc và tiết kiệm tiền cho tổ chức nói chung.

# Tiếp cận lực lượng lao động đa dạng hơn: Làm việc từ xa cho phép nhà tuyển dụng tiếp cận nguồn nhân tài rộng hơn, giúp các tổ chức có nhiều lựa chọn hơn trong việc tìm kiếm người phù hợp cho công việc.

8 chiến lược quản lý nhân viên từ xa hiệu quả

1.    Xây dựng chính sách làm việc từ xa
Chính sách làm việc từ xa cung cấp khuôn khổ về cách thức và thời điểm quản lý công việc từ xa trong tổ chức của bạn. Nó quy định ai có thể làm việc từ xa, các quy trình phê duyệt có liên quan và cách quản lý công việc từ xa trong một nhóm.

2.    Giao tiếp là chìa khóa

Khi giao tiếp với một nhóm ở xa, bạn không thể áp dụng một cách tiếp cận chung cho tất cả. Thay vào đó, hãy thích ứng với phong cách giao tiếp của từng nhân viên. Một số có thể cần liên lạc hàng ngày, trong khi những người khác chỉ cần kết nối mỗi tuần một lần hoặc khi có vấn đề cụ thể phát sinh.
Giống như làm việc trong môi trường văn phòng, đôi khi bạn sẽ cần phải có những cuộc trò chuyện khó khăn với nhân viên ở xa của mình, chẳng hạn như về các vấn đề quản lý hiệu suất hoặc kỷ luật. Có khả năng những cuộc trò chuyện này sẽ diễn ra theo hình quả lê khi dựa vào công nghệ và thiếu vắng các tín hiệu phi ngôn ngữ.
Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng nhiều công cụ khác nhau để liên lạc với các nhân viên của mình. Cuộc gọi điện video phù hợp với những cuộc trò chuyện nhạy cảm hơn, trong khi nhắn tin tức thời có thể hữu ích khi làm việc trong một dự án hợp tác hoặc chia sẻ thông tin nhạy cảm về thời gian.

3.    Đặt kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng

Để giải quyết mọi lo ngại về năng suất, bạn nên đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về việc sắp xếp làm việc từ xa và hiệu quả công việc của nhân viên. Hãy rõ ràng về khung thời gian, mức độ ưu tiên và các cột mốc quan trọng, đồng thời đảm bảo bạn sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà nhân viên của bạn có thể có.
Sau đó, bạn có thể theo dõi những mục tiêu này, chính thức hoặc không chính thức. Thay vì theo dõi, theo dõi hiệu suất của nhân viên giúp bạn xác định mọi vấn đề tiềm ẩn, chẳng hạn như kiệt sức. Sau đó, bạn có thể giải quyết vấn đề ở cả cấp độ tổ chức và cá nhân nếu cần thiết.

4.    Lập kế hoạch tương tác nhóm

Để khắc phục tình trạng thiếu tương tác trực tiếp, hãy dành thời gian xây dựng nhóm và tương tác trong nhóm từ xa của bạn. Đây có thể là một cuộc họp nhóm thường xuyên bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện thân mật, một bài tập xây dựng nhóm chuyên dụng hoặc một hoạt động giao lưu xã hội, chẳng hạn như các bài kiểm tra chiều thứ Sáu.
Được hướng dẫn bởi phản hồi của nhân viên khi lập kế hoạch tương tác nhóm, về tần suất họ muốn gặp và liệu họ có muốn sử dụng máy ảnh của mình hay không. Các sự kiện có thể được tổ chức qua điện thoại hoặc qua email, tin nhắn hoặc cuộc gọi hội nghị video. Chúng không cần phải dài—để tránh gây mệt mỏi cho Zoom, thời gian ngắn hơn có thể hiệu quả hơn.

5.    Cung cấp các công cụ phù hợp

Nhân viên từ xa cần có những công cụ cần thiết để thực hiện công việc của họ. Đảm bảo rằng họ có quyền truy cập công nghệ và tài sản vật chất như nhân viên tại chỗ, với những điều chỉnh được thực hiện khi cần thiết để phản ánh thực tế thực tế của công việc từ xa.
Điều này bao gồm quyền truy cập kỹ thuật số vào hướng dẫn sử dụng chính sách và thủ tục, mẫu, tệp khách hàng và phần mềm bao gồm các công cụ lập lịch và hội nghị. Các công cụ vật lý như máy tính xách tay, máy in và thẻ tín dụng của công ty cũng có thể cần thiết.
Các nhân viên khác nhau yêu cầu các nguồn lực khác nhau, đặc biệt là khi nói đến các công cụ giao tiếp, vì vậy hãy đáp ứng nhu cầu cá nhân của họ.

6.    Tiến hành đăng ký lịch trình thường xuyên

Ngoài các sự kiện nhóm, bạn cũng nên lên lịch đăng ký trực tiếp thường xuyên với nhân viên. Mặc dù bạn có thể điều chỉnh tần suất và thời lượng của những hoạt động này để phù hợp với nhu cầu của nhóm và cá nhân, nhưng khả năng dự đoán là điều quan trọng, vì vậy hãy tuân thủ mọi lịch trình đăng ký đã lên lịch.
Việc tiếp cận từng nhân viên cho phép bạn đánh giá tình trạng chung của họ, xác định mọi vấn đề họ đang gặp phải và trả lời bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có. Nó cũng truyền đạt giá trị của họ và giúp họ có động lực.
Những lần đăng ký này là nguồn phản hồi tốt để phát triển và cải tiến phương pháp quản lý nhóm từ xa của bạn. Đôi khi, bạn cũng có thể gửi một bản khảo sát ngắn cho nhân viên để họ có thể đưa ra phản hồi ẩn danh về trải nghiệm làm việc tại nhà.

7.    Chia sẻ mẹo làm việc từ xa
Một cách hay để động viên nhân viên và xây dựng tinh thần đoàn kết là thu thập và chia sẻ lời khuyên từ những nhân viên có kinh nghiệm làm việc từ xa, chẳng hạn như qua video hoặc email chứng thực.
Họ có thể cung cấp thông tin chi tiết và mẹo về quản lý thời gian, chiến lược giải quyết sự cô lập với xã hội và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi làm việc tại nhà.

8.    Tán thưởng sự thành công của nhân viên

Khi quản lý một nhóm từ xa, sự công nhận vẫn là một phần quan trọng trong chiến lược giữ chân nhân viên của tổ chức.
Tìm cách ăn mừng thành tích của cả cá nhân và nhóm từ xa, chẳng hạn như gửi email cảm ơn đến nhóm của bạn, gửi lời cảm ơn đến nhân viên tại một trong các cuộc họp nhóm thường xuyên của bạn hoặc gửi gói chăm sóc.

Điểm mấu chốt về việc quản lý một nhóm từ xa

Cách tiếp cận tốt nhất để quản lý nhóm từ xa là kiên nhẫn và linh hoạt—chiến lược làm việc từ xa thành công phải được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cá nhân của các thành viên trong nhóm của bạn.

Bằng cách áp dụng các mẹo trên, bạn có thể yên tâm rằng nhân viên từ xa của bạn đang làm việc hiệu quả và đảm bảo rằng bạn tránh rơi vào bẫy quản lý vi mô.

#Quản lý nhân sự, quản lý công việc.

 

 

 

---