Missed deadlines: Làm thế nào để đưa dự án trở lại đúng hướng?

Bạn có thể đã trì hoãn hoặc ước tính sai thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Có lẽ đó là do điều gì đó hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, chẳng hạn như vấn đề sức khỏe, một thành viên trong nhóm quyết định nghỉ việc đột ngột hoặc nhà thầu bên thứ ba không hoàn thành phần công việc của họ. Dù đó là gì đi nữa - thiệt hại đã xảy ra.

Giờ thì sao?

 

Đọc tiếp và bạn sẽ tìm hiểu về:
•    Những nguyên nhân phổ biến nhất của việc trễ thời hạn,
•    Làm cách nào để ngăn bản thân không bị trễ thời hạn ngay từ đầu và cuối cùng là
•    Làm thế nào để đưa một dự án trật bánh trở lại đúng hướng.

 

Tại sao việc trễ thời hạn dự án lại là một vấn đề?

 

Thời hạn là một công cụ quan trọng giúp định hình dự án và thiết lập nhịp độ làm việc ổn định.
Khi mọi thứ diễn ra suôn sẻ và thời hạn được sắp xếp hợp lý và thực tế, chúng sẽ đóng vai trò là mục tiêu cho nhóm dự án và đóng vai trò là động lực theo đúng nghĩa của chúng.
Tuy nhiên, khi một dự án gặp khó khăn và nhóm của bạn lỡ thời hạn, điều này có thể gây ra một loạt vấn đề khác như:
•    Đẩy lùi thời hạn của các nhiệm vụ phụ thuộc khác,
•    Làm việc ngoài giờ,
•    Căng thẳng gia tăng,
•    Tinh thần đồng đội giảm sút
•    Kiệt sức,
•    Mất tiền và
•    Mất niềm tin của cấp trên, khách hàng hoặc khách hàng của bạn.

Để tránh những cạm bẫy của việc trễ thời hạn, trước tiên chúng ta phải hiểu tại sao lại bị trễ thời hạn.

 

Nguyên nhân chính của việc trễ deadline

 

Có vô số lý do để trễ deadline. Một số hoàn toàn không thể tránh khỏi và nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng tôi, chẳng hạn như:
•    Bệnh tật,
•    Tai nạn,
•    Cắt giảm nhân sự không lường trước được
•    Nhà thầu mắc sai lầm
•    Các vấn đề về vận chuyển (đối với các dự án yêu cầu nguồn lực vật chất), v.v.

Không thể làm được gì nhiều về những điều này. Điều duy nhất bạn có thể làm là lập kế hoạch cho dự án ngay từ đầu với giả định rằng những thất bại chắc chắn sẽ xảy ra và tạo ra các kế hoạch dự phòng để đề phòng.
Tuy nhiên, có rất nhiều lý do khác, hoàn toàn có thể phòng ngừa được. Trong phần này, chúng ta sẽ nói về một số lý do phổ biến nhất khiến bạn bị trễ thời hạn.

Lý do #1: Sai lầm khi lập kế hoạch

Ngụy biện lập kế hoạch - một thuật ngữ được Daniel Kahneman và Amos Tversky đặt ra lần đầu tiên vào năm 1979 - đề cập đến xu hướng đánh giá thấp thời gian, ngân sách cũng như các nguồn lực và rủi ro khác liên quan đến một nhiệm vụ của mọi người, ngay cả khi những ước tính đó mâu thuẫn với kinh nghiệm trước đây của họ.
Thay vào đó, chúng ta sử dụng lối suy nghĩ viển vông và tưởng tượng ra kết quả tốt nhất có thể xảy ra mà không tính đến bất kỳ vấn đề hoặc sự xáo trộn nào có thể xảy ra.
Vì vậy, làm thế nào để chúng ta đối phó với sai lầm khi lập kế hoạch?
Giải pháp: Lấy ý kiến thứ hai
Theo một bài báo nghiên cứu về hiện tượng “sai lầm khi lập kế hoạch”, trong khi mọi người có xu hướng đánh giá thấp thời gian họ cần để hoàn thành một nhiệm vụ, thì độ chính xác của họ lại tăng lên đáng kể khi họ làm điều tương tự với người khác.
Với suy nghĩ này, sẽ rất có giá trị nếu bạn luôn cho rằng ước tính của mình sai và nhận được ý kiến thứ hai từ đồng nghiệp, cấp trên hoặc tốt hơn - chính nhóm của bạn.
Điều này sẽ giúp bạn nhìn dự án của mình với cái nhìn mới mẻ và nhận thấy các vấn đề tiềm ẩn mà bạn có thể không nhận thấy.

Lý do #2: Thiếu áp lực

Khi thời hạn không có trọng lượng - không có hậu quả nếu bỏ lỡ chúng hoặc không có phần thưởng khi hoàn thành chúng - thì chúng, và nói rộng ra, công việc cần thiết để đáp ứng chúng, được coi là vô nghĩa.
Nếu không có áp lực lành mạnh để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn hoặc ít nhất là hiểu rõ lý do tại sao việc hoàn thành chúng lại quan trọng, mọi người sẽ nhanh chóng nhấn nút tạm dừng công việc và thay vào đó chuyển sang các nhiệm vụ dễ dàng hơn hoặc thú vị hơn - nói cách khác, để trì hoãn.

Giải pháp: Đảm bảo mọi người hiểu tại sao công việc của họ lại quan trọng

Khi cộng tác trong một dự án, một nhóm cần biết công việc của họ là gì - nhưng họ cũng cần biết lý do tại sao họ làm việc đó để có thể đầu tư toàn bộ.
Khi anh Trịnh bảo chị Nguyễn kiểm tra thử phần mềm, cô Nguyễn đã làm công việc đó một cách cẩu thả vì anh ấy thấy việc đó là vô nghĩa.
Chỉ sau khi anh Trịnh giải thích lý do tại sao việc thành thạo và chuyên môn cao của cô lại quan trọng thì cô Nguyễn mới trở nên hào hứng và tỉ mỉ khi thực hiện công việc được yêu cầu.
Theo cách tương tự, nếu nhóm của bạn không tham gia vào việc lập kế hoạch và họ không hiểu đầy đủ giá trị công việc của họ cũng như hậu quả của việc trễ thời hạn, họ sẽ có xu hướng trì hoãn và làm việc nửa vời.

Lý do #3: Thời hạn không thực tế

Có một số lý do khiến người quản lý dự án có thể ấn định thời hạn không thực tế cho nhóm của họ. Một số lý do có thể bao gồm:
•    Không thể nói “không” với công việc bổ sung mà các bên liên quan yêu cầu,
•    Đang cố gắng đẩy nhanh tiến độ dự án,
•    Giao tiếp kém với nhóm và
•    Thiếu quy hoạch.
Thời hạn không thực tế có xu hướng thúc đẩy các nhóm làm việc suốt ngày đêm để hoàn thành nhiệm vụ trước mắt, điều này có thể dẫn đến kiệt sức. Trong những trường hợp đặc biệt khó khăn, thậm chí không làm thêm giờ cũng sẽ hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, điều này chắc chắn sẽ làm giảm tinh thần của các thành viên trong nhóm.

Giải pháp: Giao tiếp với các thành viên trong nhóm của bạn

Người quản lý dự án đôi khi đặt ra những thời hạn không thực tế vì họ không phải là người thực sự thực hiện công việc và không nhận thức đầy đủ về những gì cần thực hiện để hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định.
Vấn đề chính ở đây là thiếu sự giao tiếp. Người quản lý dự án không bao giờ tách khỏi nhóm của họ. Cho dù đó là lập kế hoạch cho một bộ tính năng, ước tính ngân sách hay đặt ra thời hạn, ý kiến đóng góp của nhóm bạn đều là vô giá.
Người quản lý dự án nên duy trì liên lạc liên tục và minh bạch với nhóm của họ trong suốt dự án và để nhóm tham gia vào mọi quyết định quan trọng liên quan đến công việc mà họ sẽ thực hiện.

Lý do #4: Quản lý thời gian kém

Quản lý thời gian kém là một vấn đề phổ biến ảnh hưởng đến các nhóm cũng như người quản lý dự án.
Theo một nghiên cứu của McKinsey năm 2012, mọi người dành trung bình 28% thời gian tại nơi làm việc để kiểm tra và trả lời email.
Trong những năm gần đây, con số này đã tăng mạnh lên mức không thể tin được là 3–5 giờ mỗi ngày, theo Nghiên cứu về việc sử dụng email của Adobe từ năm 2019 - và đây chỉ là thời gian lãng phí cho email.

Sử dụng thời gian không hiệu quả tại nơi làm việc là một trong những lý do chính khiến mọi người:
•    Nhồi nhét hầu hết công việc vào giai đoạn cuối của thời hạn,
•    Có vẻ như luôn làm việc nhưng tiến triển cực kỳ chậm và
•    Cuối cùng missed deadlines hoàn toàn.

Giải pháp: Hộp thời gian và ưu tiên các nhiệm vụ

Theo định luật Parkinson, công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian sẵn có để hoàn thành. Do đó, nếu vấn đề là quản lý thời gian kém, biện pháp khắc phục tốt nhất sẽ là đặt khung thời gian - chỉ định một khoảng thời gian nhất định và tối đa cho bất kỳ nhiệm vụ nhất định nào.
Về lý thuyết, điều này có nghĩa là nếu bạn đặt ra thời hạn cho một nhiệm vụ là 5 giờ thì bạn sẽ hoàn thành nó trong 5 giờ; nếu bạn đặt ra giới hạn thời gian là 2 giờ, bạn có thể sẽ hoàn thành nó trong 2 giờ, miễn là đây là khung thời gian thực tế.
Ý tưởng là để loại bỏ lượng thời gian bạn trì hoãn hoặc dành cho những hoạt động có thể tốn ít thời gian hơn để thực hiện.
Kỹ thuật này, cùng với việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ, sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn.

 

7 Lời khuyên để phục hồi sau thời hạn bị trễ

 

Vì vậy, bạn đã cố gắng hết sức nhưng mọi việc vẫn vượt quá tầm kiểm soát và không kịp deadline. Tất nhiên, điều này không lý tưởng, nhưng nó không phải là ngày tận thế.
Dưới đây là một số điều bạn có thể làm để kiểm soát lại mọi thứ.

Mẹo số 1: Báo cáo càng sớm càng tốt

Bạn càng chờ đợi lâu để báo cáo sự cố hoặc sự chậm trễ thì lỗ hổng mà bạn đang tự đào sâu vào càng lớn.
Điều cực kỳ quan trọng là phải cho các bên liên quan của bạn biết về nguy cơ trễ thời hạn ngay khi có bằng chứng cho thấy điều đó sắp xảy ra. Điều này giúp mọi người có cơ hội phản ứng kịp thời và thậm chí có thể thực hiện một số biện pháp kiểm soát thiệt hại trước khi mọi việc hoàn toàn vượt quá tầm kiểm soát.
Bạn nên làm điều này ngay cả khi bạn không có nhiều thông tin bổ sung để cung cấp vào lúc này. Trình tự đầu tiên của công việc là chỉ cần thông báo cho tất cả các bên quan trọng.
Một cuộc họp chính thức sẽ được tổ chức, nơi bạn sẽ phải trình bày lý do trễ thời hạn và kế hoạch của bạn để đưa dự án trở lại đúng tiến độ. Cho đến lúc đó, chỉ cần tập trung vào việc cập nhật cho mọi người.

Mẹo số 2: Đánh giá tình hình

Khi bạn chắc chắn rằng mọi người đều được thông báo hợp lệ, hãy bắt đầu đánh giá tình hình.
Điều này có thể sẽ đòi hỏi nhiều đêm dài sàng lọc tài liệu dự án để tìm ra gốc rễ của vấn đề.
Bạn sẽ phải tham gia nhiều cuộc họp với nhóm của mình để xác định:
•    Tất cả các lĩnh vực của dự án bị ảnh hưởng do trễ thời hạn,
•    Ảnh hưởng của việc bàn giao bị bỏ lỡ đối với toàn bộ dự án, và
•    Hướng hành động tốt nhất trong tương lai.

Mẹo số 3: Xây dựng kế hoạch hành động

Thời hạn đã bị trễ và cho dù đó có phải là lỗi trực tiếp của bạn hay không thì bạn với tư cách là người quản lý dự án phải chịu trách nhiệm về việc đó.
Vì vậy, thay vì lãng phí thời gian cố gắng tìm lời bào chữa hoặc đổ lỗi cho người khác hoặc hoàn cảnh, điều tốt nhất bạn có thể làm là chủ động - tổng hợp thông tin và đưa ra kế hoạch hành động rõ ràng để cho các bên liên quan thấy rằng bạn cam kết thực hiện. khắc phục sự cố.
Điều này có nghĩa là bạn có thể phải:
•    Hãy dừng việc leo thang phạm vi,
•    Tạo sự phân công lại trách nhiệm khẩn cấp,
•    Ủy quyền và
•    Sửa đổi và phân bổ lại nguồn lực.

Mẹo số 4: Giao tiếp với các bên liên quan

Khi bạn đã đánh giá tình hình và đưa ra một kế hoạch hành động khả thi, đã đến lúc trình bày kế hoạch đó với các bên liên quan chính và nhận được sự chấp thuận của họ.
Đây là một bước cần thiết vì không có gì trong dự án có thể xảy ra nếu không có sự đồng ý của các bên liên quan.
Nếu bài thuyết trình của bạn đủ thuyết phục và bạn có Thần May Mắn đứng về phía mình, bạn thậm chí có thể nhận được thêm nguồn tài trợ để giúp bạn giải quyết vấn đề.

Mẹo số 5: Cập nhật kế hoạch quản lý rủi ro của bạn

Những cập nhật quan trọng trong kế hoạch dự án đòi hỏi một kế hoạch quản lý rủi ro hoàn toàn mới. Trong đó, bạn nên:
•    Xác định càng nhiều rủi ro tiêu cực càng tốt mà bạn có thể nghĩ tới,
•    Hoàn thành các kế hoạch về cách ngăn chặn chúng xảy ra và
•    Tạo các kế hoạch dự phòng để bù đắp chúng, nếu chúng xảy ra.
Hãy nhớ rằng bạn nên luôn cập nhật kế hoạch quản lý rủi ro để tránh các tình huống khẩn cấp khác.

Mẹo số 6: Theo dõi cẩn thận tiến độ

Vì bạn đã gặp khó khăn trong việc thay thế một phần kế hoạch cũ bằng một kế hoạch hoàn toàn mới, bạn nên theo dõi cẩn thận tiến trình của nó nếu không muốn lịch sử lặp lại.
Một cách tốt để làm điều này là sử dụng tốt một công cụ quản lý dự án đáng tin cậy sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện từ trên xuống về toàn bộ dự án của bạn.
 
Thay vì thu thập các báo cáo bằng giấy và cố gắng ghi nhớ những gì từng thành viên trong nhóm của bạn đang làm, phần mềm quản lý dự án cho phép bạn:
•    Theo dõi xem ai đang làm gì,
•    Dễ dàng xác định điểm nghẽn,
•    Để ý khi ai đó bị chậm tiến độ hoặc quá tải vì công việc,
•    Nhận thông báo bất cứ khi nào có thay đổi đối với nhiệm vụ bạn đã đăng ký,
•    Theo dõi trạng thái nhiệm vụ và sự phụ thuộc,
•    Để lại phản hồi cho các nhiệm vụ đã hoàn thành và hơn thế nữa.

Các công cụ quản lý dự án như PortalOffice cho phép bạn tùy chỉnh hoàn toàn không gian theo phong cách quản lý dự án của mình. Bạn có thể:
•    Quản lý nhiệm vụ của bạn,
•    Tạo trạng thái công việc,
•    Lọc và sắp xếp các công việc theo đặc điểm chung,
•    Sử dụng các bảng dữ liệu như Kanban, Gantt hay biểu đồ khác…

Nói cách khác, các công cụ quản lý dự án rất quan trọng để luôn cập nhật các dự án của bạn và theo dõi tiến độ — nhưng nhóm của bạn không có cảm giác như bạn đang quản lý chúng một cách vi mô.

Mẹo số 7: Yêu cầu gia hạn thời hạn

Đây là một mẹo gian lận, nhưng dù sao cũng là một mẹo hợp lệ.
Trước khi bạn dành nhiều ngày để cố gắng xây dựng lại hoàn toàn một phần dự án của mình, hãy cân nhắc việc hỏi các bên liên quan xem họ có sẵn sàng gia hạn thời hạn hay không.

 

#Quản lý công việc, quản lý dự án.

 

 

---