Quản lý hồ sơ nhân sự với công cụ PO

Một hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự tốt là điều cần thiết để xử lý an toàn các hồ sơ nhạy cảm của nhân sự và luôn tuân thủ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn các phương pháp hay nhất về quản lý hồ sơ và cung cấp cho bạn danh sách các công cụ tốt nhất cho công việc.

Bài học chính
•    Quản lý hồ sơ nhân viên liên quan đến việc quản lý hồ sơ của nhân sự từ khi tạo cho đến khi hủy.
•    Công cụ quản lý hồ sơ là cách tốt nhất để xử lý hồ sơ nhân sự của bạn.
•    Nó giúp bạn lưu trữ hồ sơ một cách an toàn và truy cập tài liệu một cách dễ dàng đồng thời đảm bảo bạn vẫn tuân thủ các luật và quy định có liên quan.
•    Các tính năng quản lý hồ sơ nhân sự khiến nó trở thành công cụ lý tưởng để xử lý tất cả các loại hồ sơ của nhân viên.

Giữa bảng chấm công, hồ sơ trả lương và đánh giá hiệu suất, việc quản lý hồ sơ của nhân viên có thể là một nhiệm vụ nặng nề đối với hầu hết các bộ phận nhân sự. Và không phải lúc nào cũng dễ dàng để làm đúng.
Tốt nhất, quản lý hồ sơ kém là một sự bất tiện, gây khó khăn cho việc tìm kiếm hồ sơ khi bạn cần. Ở mức tồi tệ nhất, nó trở thành một trách nhiệm pháp lý với những hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Đó là lý do tại sao việc sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả là điều cần thiết.
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là lý tưởng cho việc này. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tự động hóa quá trình lưu giữ và tìm kiếm hồ sơ. Nó cho phép bạn truy cập vào các hồ sơ nhân sự từ mọi nơi trong khi lưu trữ chúng theo nghĩa vụ tuân thủ của bạn. Ngoài ra, việc giữ cho hồ sơ của nhân viên được cập nhật và chính xác dễ dàng hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách thiết lập hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự và các công cụ kỹ thuật số tốt nhất để giúp bạn thực hiện điều đó.

Quản lý hồ sơ nhân sự là gì?

Quản lý hồ sơ nhân sự đề cập đến việc quản lý vòng đời của hồ sơ nhân sự theo luật và quy định có liên quan. Còn được gọi là quản lý hồ sơ nhân sự, nó bao gồm việc lưu trữ, truy cập, xử lý và tiêu hủy hồ sơ của nhân sự trong công ty.
Cách tốt nhất để xử lý hồ sơ nhân sự là sử dụng hệ thống quản lý tài liệu. Thông thường, hệ thống quản lý hồ sơ dựa trên phần mềm sẽ lưu trữ, sắp xếp và theo dõi tài liệu bằng điện tử.
#Hồ sơ nhân sự bao gồm:
•    Thông tin cá nhân: như tên đầy đủ, địa chỉ, chi tiết tài khoản ngân hàng và địa chỉ liên hệ khẩn cấp.
•    Thông tin y tế: bao gồm hồ sơ chăm sóc sức khỏe, thư của bác sĩ, thông tin về tình trạng khuyết tật và yêu cầu về chỗ ở.
•    Hồ sơ tuyển dụng: như mô tả công việc, đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, ghi chú phỏng vấn, thư mời và kiểm tra người giới thiệu.
•    Lịch sử việc làm: như hồ sơ tuyển dụng, thông tin giới thiệu và biểu mẫu...
•    Bảng lương và phúc lợi: bao gồm bảng chấm công, hồ sơ chấm công, chứng từ thuế, kế hoạch phúc lợi chăm sóc sức khỏe và biểu mẫu đăng ký phúc lợi.
•    Thi đua khen thưởng: bao gồm cảnh báo hoặc các biện pháp kỷ luật khác, khen thưởng và tài liệu sa thải như phỏng vấn thôi việc.
•    Hồ sơ chuyên môn: bao gồm đánh giá hiệu suất, tài liệu thăng chức và chuyển giao.
•    Hồ sơ nghỉ phép: bao gồm cả thời gian nghỉ được yêu cầu và phê duyệt.
•    Hợp đồng và thỏa thuận: chẳng hạn như hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật và sổ tay nhân viên đã ký
•    Văn bằng, tín chỉ: chẳng hạn như chính sách bằng văn bản, giấy phép hành nghề và chứng chỉ.
•    Quá trình đào tạo: hồ sơ lịch sử được đào tạo trong và ngoài công ty.

Lưu trữ thông tin nhạy cảm một cách an toàn

Quản lý hồ sơ nhân viên liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân của nhân viên. Điều này bao gồm chi tiết tài khoản ngân hàng, thông tin thuế và tài liệu y tế của họ. Những tài liệu nhạy cảm này thường chịu sự điều chỉnh của luật bảo vệ dữ liệu cá nhân. Vì vậy, điều cần thiết là bạn phải lưu trữ chúng một cách an toàn và đảm bảo rằng chỉ những người thích hợp mới có thể truy cập chúng.

Một hệ thống quản lý hồ sơ tốt là lý tưởng để bảo vệ các tài liệu bí mật. Các hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số nói riêng cung cấp nhiều tính năng bảo mật. Chúng bao gồm bảo vệ mật khẩu, mã hóa, kiểm soát quyền và lịch sử truy cập.

Các biện pháp bảo mật như kiểm soát quyền truy cập và mã hóa giúp giảm nguy cơ bị tấn công mạng hoặc vi phạm dữ liệu. Kiểm soát phiên bản cũng có thể phát hiện các nỗ lực tấn công hệ thống quản lý tài liệu của bạn, cho phép bạn phản hồi nhanh chóng.

#Cải thiện hiệu quả và giữ cho doanh nghiệp của bạn tuân thủ

Phần mềm quản lý hồ sơ số hóa quá trình lưu trữ và truy xuất tài liệu (hồ sơ). Với các tệp kỹ thuật số được lưu trữ và sắp xếp ở vị trí trung tâm, bạn có thể tìm thấy tài liệu mình cần một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bằng cách này, thời gian của bạn sẽ được giải phóng để làm những công việc quan trọng hơn.
Khả năng truy cập nhanh vào tài liệu cũng rất cần thiết để tạo tài liệu cho báo cáo kiểm toán hoặc các mục đích pháp lý khác. Nó cũng liên quan đến việc giải quyết các khiếu nại hoặc vụ kiện. Thường có thời hạn liên quan đến những tình huống này, vì vậy việc truy xuất tài liệu nhanh chóng là rất quan trọng.
Quản lý hồ sơ kỹ thuật số cũng cho phép bạn tự động hóa một số giai đoạn của quy trình quản lý hồ sơ—ví dụ: phân loại và lưu trữ tài liệu. Điều này giúp công việc được thực hiện nhanh hơn so với việc xử lý giấy tờ thủ công. Nó cũng làm giảm rủi ro do lỗi của con người, bao gồm cả việc tài liệu bị vô tình phá hủy.

#Cải thiện việc chia sẻ thông tin

Các tài liệu được sắp xếp hợp lý và dễ tiếp cận giúp việc chia sẻ thông tin với đúng người trong tổ chức của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Với các tài liệu được lưu trữ ở một vị trí tập trung, nhân viên luôn có quyền truy cập vào các tài liệu họ cần để thực hiện công việc của mình. Nó cũng tránh sự trùng lặp công việc. Nhân viên có thể kiểm tra xem tài liệu có tồn tại hay không trước khi tạo nó.
Ngoài ra, hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả giúp người lao động dễ dàng cộng tác. Họ có thể chia sẻ và cập nhật tài liệu theo thời gian thực.
Nó cũng giúp nhóm của bạn đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn một cách nhanh chóng hơn. Mọi người đều có thông tin cập nhật nhất trong tầm tay để đưa ra quyết định sáng suốt.

Cách thiết lập hệ thống quản lý tài liệu (hồ sơ) kỹ thuật số
#Phân loại hồ sơ nhân sự

Bước đầu tiên khi thiết lập hệ thống quản lý tài liệu của bạn là xác định loại tệp nhân sự cần lưu trữ. Để giúp nộp hồ sơ, hãy chia nhỏ chúng theo danh mục. Ví dụ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ an toàn, hồ sơ đào tạo và khiếu nại.
Việc sắp xếp các tài liệu như thế này giúp bạn lưu trữ chúng dễ dàng, đặc biệt nếu phần mềm quản lý hồ sơ của bạn có tính năng tự động lưu trữ. Nó cũng đảm bảo các tài liệu được lưu trữ riêng biệt, giúp việc gán quyền truy cập cho chúng trở nên đơn giản.

#Đặt quyền truy cập

Sau đó, bạn có thể quyết định ai cần quyền truy cập vào từng loại tài liệu. Theo nguyên tắc chung, hồ sơ càng nhạy cảm thì càng có ít người cần truy cập vào chúng.
Các nhà quản lý nhân sự thường có quyền truy cập vào nhiều loại hồ sơ nhân viên. Ví dụ: họ có thể xem hồ sơ trả lương cũng như thông tin cá nhân và y tế của nhân viên.
Mặt khác, nhân viên làm ca không cần truy cập thông tin này. Thay vào đó, họ cần truy cập các biểu mẫu, báo cáo an toàn và chính sách nhân sự.
Bằng cách đặt quyền, bạn có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào tài liệu nào. Vì vậy, trong khi mọi người trong bộ phận nhân sự có thể xem hồ sơ lương và nhân viên, bạn có thể ngăn tất cả nhân viên khác mở chúng.

#Xác định khoảng thời gian lưu giữ và kích hoạt các sự kiện

Tiếp theo, xác định bạn sẽ lưu giữ các loại tài liệu trong bao lâu và thời điểm đồng hồ bắt đầu chạy vào thời điểm đó (tức là sự kiện kích hoạt). Ví dụ: các sự kiện kích hoạt có thể bao gồm việc tạo bản ghi, ngày đánh giá hiệu suất hoặc việc sa thải nhân viên.

#Thêm các biện pháp an ninh bổ sung

Cuối cùng, hãy xem xét các cách để tăng cường bảo mật cho hệ thống quản lý tài liệu của bạn.
Thường xuyên sao lưu hồ sơ nhân viên của bạn cũng rất quan trọng trong trường hợp hệ thống của bạn gặp sự cố. Sử dụng các tệp được mã hóa để lưu trữ bản sao lưu kỹ thuật số trên các máy chủ tại chỗ hoặc trên nền tảng đám mây an toàn. Các bản sao lưu bản cứng phải được giữ trong tủ hồ sơ có khóa hoặc khu vực cất giữ có khóa.

Một cách khác để bảo vệ hệ thống quản lý tài liệu nhân viên của bạn là giáo dục nhân viên về bảo mật dữ liệu—ví dụ: thông qua các khóa đào tạo trực tuyến. Điều này giúp họ hiểu những rủi ro và cách xác định các mối đe dọa mạng tiềm ẩn có thể xâm phạm hồ sơ nhân viên.

#Xây dựng các chính sách và quy trình quản lý tài liệu rõ ràng, bằng văn bản

Kế hoạch quản lý tài liệu của bạn phải được hỗ trợ bởi các chính sách và quy trình bằng văn bản. Những hướng dẫn này hướng dẫn bộ phận nhân sự của bạn cách tạo, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân viên. Khi bạn viết, hãy nhớ giải thích các loại tài liệu khác nhau của nhân viên, cách lưu trữ các tài liệu này, ai có quyền truy cập vào chúng cũng như thời điểm và cách thức chúng nên được hủy.
Việc chia sẻ các chính sách và quy trình này với nhân viên của bạn cũng rất cần thiết. Bạn có thể làm điều này bằng cách đưa chúng vào sổ tay chính sách và thủ tục của mình, kết hợp chúng vào quy trình giới thiệu của bạn và gửi email thường xuyên cho toàn công ty để nhắc nhở nhân viên về các thủ tục lưu giữ hồ sơ.
Viết hướng dẫn này ra giấy và truyền đạt nó với nhóm của bạn để đảm bảo tính nhất quán trong quá trình quản lý hồ sơ của tổ chức bạn. Nó cũng cung cấp cho bộ phận nhân sự của bạn một điểm tham khảo dễ dàng để họ có thể đưa ra quyết định đúng đắn khi xử lý hồ sơ nhân viên.

#Quản lý nhân sự

 

 

---